一、发票的起源与发展
发票，作为商业活动中一种重要的凭证，有着悠久的历史。在古代，随着商品交换的逐渐频繁，人们开始寻求一种能够记录交易内容和金额的方式，这可以看作是发票的雏形。早期的交易记录可能只是简单的在竹简、羊皮纸或其他书写材料上记载买卖双方、货物名称和价格等基本信息。
在我国宋代，商业繁荣，出现了“交子”这种早期的纸币，同时商业交易中的票据形式也日益多样化。当时的商户为了便于记账和证明交易，会使用一些类似发票的单据。这些单据已经具备了一定的规范性，有详细的商品描述、数量、价格以及交易日期等内容。
随着经济的发展和国际贸易的兴起，发票的重要性愈发凸显。在近代，工业革命推动了商品生产和流通规模的急剧扩大，发票从简单的交易记录演变成了商业活动中不可或缺的法律凭证和财务核算依据。不同国家和地区开始对发票的格式、内容和使用规范等方面进行了规定，以适应复杂的商业环境和税收征管的需要。
二、发票的种类
（一）按使用范围分类
增值税专用发票
这是增值税一般纳税人销售货物或者提供应税劳务开具的发票，是购买方支付增值税额并可按照增值税有关规定据以抵扣增值税进项税额的凭证。它具有严格的开具要求和使用规定。发票上详细记录了货物或劳务的名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额等信息。增值税专用发票的三联分别为记账联、抵扣联和发票联。记账联是销售方用于记账的凭证；抵扣联是购买方用于到税务机关认证抵扣进项税额的凭证；发票联则是购买方记账的依据。
增值税普通发票
增值税普通发票适用于增值税小规模纳税人销售货物、提供应税劳务以及一般纳税人销售货物或者提供应税劳务适用简易计税方法等情况。与增值税专用发票相比，普通发票不能用于购买方抵扣进项税额。它的格式相对简单一些，但也包含了基本的交易信息，如购货单位名称、纳税人识别号、货物或应税劳务名称、金额等。增值税普通发票一般有两联，即记账联和发票联。
其他普通发票
除了增值税发票体系外，还有一些行业或特殊业务使用的普通发票。例如，公路、内河货物运输业统一发票（已停用，被增值税发票取代），在其使用期间，它是专门用于货物运输业务结算运费的发票。还有机动车销售统一发票，用于机动车销售业务，这种发票对于车辆购置税的征收以及车辆上牌等手续有着重要作用，它记录了车辆的型号、车架号码、发动机号码等车辆信息以及销售价格等内容。
（二）按发票的填开方式分类
手写发票
在电子发票尚未普及之前，手写发票是一种常见的形式。手写发票需要开票人使用钢笔或圆珠笔按照规定的格式填写发票内容。这种发票存在一定的人为操作风险，比如填写不规范、字迹模糊等问题，而且容易出现虚开发票等违法违规行为。但是在一些特定的历史时期和业务场景中，手写发票也发挥了重要的作用，特别是对于一些规模较小、业务相对简单的企业或个体工商户。
机打发票
随着计算机技术的发展，机打发票逐渐取代了手写发票。机打发票通过专门的发票打印系统，将发票内容准确、清晰地打印出来。这种发票提高了开票的效率和准确性，同时也便于税务机关的监管。机打发票的打印内容一般包括发票代码、发票号码、开票日期、购货单位信息、销售单位信息、商品或服务信息等。不同类型的机打发票，其打印系统和格式要求可能会有所不同。
电子发票
电子发票是信息时代的产物，它是在购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动中，开具、收取的以电子方式存储的收付款凭证。电子发票具有诸多优势，它不需要纸质载体，节省了纸张资源和印刷成本。同时，电子发票可以通过网络实时传递和存储，方便了企业的财务管理和税务申报。购买方可以自行下载和打印电子发票，其法律效力、基本用途、基本使用规定等与纸质发票相同。电子发票的出现极大地改变了企业的发票管理模式，对提高整个社会的商业效率和税收征管水平有着重要意义。
三、发票的开具
（一）开具主体资格
一般纳税人开具发票
增值税一般纳税人在销售货物、提供应税劳务、销售应税服务、无形资产或者不动产时，有资格开具增值税专用发票或增值税普通发票。但在开具增值税专用发票时，需要严格审核购货方的一般纳税人资格信息，如购货方的名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等，确保发票信息的准确性和合法性。对于一些特殊的销售业务，如销售免税货物、销售旧货等，也有相应的开票规定。例如，销售免税货物不能开具增值税专用发票，只能开具增值税普通发票，并在发票上注明“免税”字样。
小规模纳税人开具发票
增值税小规模纳税人可以自行开具增值税普通发票。对于符合一定条件的小规模纳税人，如月销售额超过一定标准等，可以申请自行开具增值税专用发票。否则，小规模纳税人需要到税务机关代开增值税专用发票。小规模纳税人开具发票时，需要按照其适用的征收率计算应纳税额，并在发票上注明。同时，要注意发票开具的内容应真实反映交易情况，不得虚开。
特殊情况下的开票主体
在一些特殊的商业活动中，如代收代付业务、委托代销业务等，开票主体的确定需要根据具体的业务实质和税收法规来判断。例如，在委托代销业务中，如果是视同买断方式，受托方在销售商品时可以以自己的名义开具发票；如果是收取手续费方式，受托方在销售商品时应向购买方开具发票，同时委托方在收到代销清单时向受托方开具发票。
（二）开具要求
内容完整性
发票的开具必须保证内容完整。包括购货单位和销货单位的基本信息，如名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等。对于货物或应税劳务、服务的信息，要详细记录名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额等。此外，发票还应注明开票日期、发票代码、发票号码、开票人等信息。任何信息的遗漏都可能导致发票的有效性受到质疑，影响财务核算和税务处理。
真实性
发票所反映的交易内容必须真实。开票方不得虚构交易、虚增金额等方式开具发票。购买方也应确保所取得的发票是基于真实的购买行为。在税务检查中，发票的真实性是重点审查内容之一。如果发现虚开发票的行为，无论是开票方还是受票方都将面临严重的法律责任和税务处罚。
准确性
发票开具的准确性要求包括数据计算准确、税率适用准确等。例如，在计算增值税税额时，要按照正确的税率和计税方法进行计算。对于不同类型的货物或服务，可能适用不同的税率，开票人需要准确区分。同时，发票上的文字表述也应准确，避免产生歧义。
合规性
发票的开具要符合国家税收法规和发票管理办法的规定。不同类型的发票有不同的使用范围和开具要求，不能随意混淆。例如，不能将增值税专用发票开具给非增值税一般纳税人用于抵扣。同时，发票的开具时间也有规定，一般应在发生应税行为时开具。
四、发票的审核
（一）形式审核
发票的基本要素审核
从形式上看，首先要审核发票的名称是否正确，比如是否是符合规定的增值税专用发票、普通发票等。然后检查发票代码和发票号码是否完整、清晰，发票代码代表了发票的种类和版本信息，发票号码是发票的唯一标识。开票日期是否合理，要与业务发生时间相匹配，避免出现跨期开票等异常情况。同时，要查看发票的联次是否齐全，对于增值税专用发票的抵扣联、发票联和记账联是否都符合要求。
印章审核
发票上必须加盖开票单位的发票专用章。审核时要注意发票专用章的样式、内容是否符合规定，印章是否清晰、完整。发票专用章的名称应与开票单位的名称一致，不能使用其他类型的印章代替。如果印章存在问题，可能会影响发票的有效性。
票面整洁度审核
发票票面应整洁，无涂改、刮擦等痕迹。对于机打发票，要检查打印内容是否清晰、完整，有无错位、模糊不清等情况。手写发票则要注意字迹是否工整、清晰，书写内容是否符合规范。如果发票存在明显的涂改或不清晰的情况，可能需要进一步核实其真实性和有效性。
（二）内容审核
购货单位和销货单位信息审核
审核购货单位和销货单位的名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等信息是否准确。特别是对于增值税专用发票，这些信息的准确性对于购买方的抵扣和税务处理至关重要。如果信息有误，可能导致购买方无法正常抵扣进项税额，或者在税务机关核查时出现问题。
商品或服务信息审核
对发票上的商品或服务信息进行详细审核。检查货物或应税劳务、服务的名称是否准确、具体，不能使用模糊不清的表述。规格型号、单位、数量、单价、金额等数据之间的逻辑关系是否正确，例如金额是否等于单价乘以数量。同时，要注意税率的适用是否正确，不同的商品或服务可能适用不同的税率，审核时要结合税收法规进行判断。
备注栏审核
一些特殊的发票，其备注栏有特定的填写要求。例如，建筑服务发票的备注栏应注明建筑服务发生地县（市、区）名称及项目名称；销售不动产发票的备注栏应注明不动产的详细地址等。审核时要注意这些特殊要求是否得到满足，如果备注栏信息缺失或填写错误，可能会影响发票的使用和税务处理。
（三）合法性审核
发票来源合法性审核
要确保发票是从合法的渠道取得的。对于从供应商处取得的发票，要核实供应商的经营资质和信誉。避免取得虚假发票或非法代开发票。同时，要注意发票的开具单位是否在税务机关登记注册，是否有合法的开票资格。如果发票来源不明或存在可疑情况，应进一步调查核实。
业务真实性与发票匹配性审核
审核发票所反映的业务是否真实存在，发票内容是否与实际业务相符。例如，发票上开具的是办公用品，但实际业务中并未购买办公用品，这种情况可能存在发票虚开问题。要通过检查采购合同、入库单、验收单等相关凭证来核实业务的真实性，确保发票与业务之间有合理的对应关系。
五、发票的保管
（一）保管期限
发票的保管期限根据不同类型的发票和税收法规要求而定。一般来说，已开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存5年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。这一规定是为了便于税务机关在需要时对企业的发票使用情况进行检查和核实，同时也有利于企业自身在涉及税务纠纷或财务审计等情况下提供证据。在保管期限内，企业必须妥善保管发票，确保发票的完整性和可查阅性。
（二）保管环境
物理环境要求
发票应保存在干燥、通风、安全的环境中。避免发票受到潮湿、霉变、火灾、盗窃等因素的影响。对于纸质发票，要使用专门的发票存放柜或存放室，将发票按照年份、月份、发票类型等进行分类整理存放。存放环境的温度和湿度要适宜，防止纸张老化、褪色等问题。如果企业有大量的发票需要保管，可以考虑安装防火、防潮、防盗等安全设施，如灭火器、除湿机、监控设备等。
电子数据保管要求
对于电子发票，要确保电子数据的安全存储。企业应采用可靠的电子存储设备和数据备份系统，定期对电子发票数据进行备份。同时，要注意电子数据的加密保护，防止数据泄露和被篡改。电子发票的存储应符合国家有关电子档案管理的规定，保证在需要时能够准确、完整地提取和查阅。此外，企业还应制定电子发票数据的访问权限管理制度，限制无关人员对电子发票数据的访问。
（三）保管责任
企业财务部门对发票的保管负有主要责任。财务人员应建立健全发票保管制度，明确发票保管的流程和责任人。在发票的领用、开具、传递、归档等各个环节，都要有相应的记录和签字确认。如果发票在保管过程中出现丢失、损坏等情况，应及时向税务机关报告，并按照规定采取相应的补救措施。对于因保管不善导致发票问题而给企业带来的税务风险或其他损失，相关责任人应承担相应的责任。
六、发票在财务核算中的作用
（一）作为记账凭证的依据
收入确认
对于销售方来说，发票是确认收入的重要依据之一。当企业销售货物或提供服务开具发票时，根据发票上的金额和相关条款，按照会计准则的要求确认收入。例如，在一般的销售商品业务中，如果满足收入确认的条件，如商品所有权上的主要风险和报酬已经转移给购货方、企业既没有保留通常与所有权相联系的继续管理权也没有对已售出的商品实施有效控制、收入的金额能够可靠地计量、相关的经济利益很可能流入企业等，就可以以发票金额为基础确认主营业务收入。同时，根据发票上注明的增值税额，确认应交税费——应交增值税（销项税额）。
成本核算
发票在成本核算中也起着关键作用。企业采购货物或接受服务取得的发票，是确定采购成本的依据。例如，在制造业企业中，原材料采购发票上的金额（不含增值税进项税额）构成了原材料成本的一部分。在计算产品成本时，这些原材料成本将按照一定的方法分配到产品中。对于服务型企业，接受服务的发票金额也可以作为相应成本费用的核算依据，如咨询费发票、广告费发票等，可以分别计入管理费用、销售费用等科目。
费用列支
企业在经营过程中发生的各种费用，如差旅费、业务招待费、办公费等，都需要发票作为列支的依据。没有合法有效的发票，这些费用在企业所得税汇算清缴时可能无法在税前扣除。例如，员工出差取得的机票、酒店发票、餐饮发票等，可以作为差旅费报销和列支的凭证。企业在进行财务核算时，要根据发票内容和相关的财务制度，将这些费用正确地计入相应的会计科目。
（二）对财务报表的影响
资产负债表影响
发票对资产负债表的影响主要体现在资产和负债项目上。从资产方面来看，企业采购取得发票的存货、固定资产等资产项目，发票金额（扣除增值税进项税额后）将增加相应资产的账面价值。例如，企业购买一台设备，取得发票后，设备的价值将按照发票金额计入固定资产账户，同时如果有可抵扣的进项税额，将减少应交税费的金额。在负债方面，企业销售开具发票产生的增值税销项税额将增加应交税费这一负债项目。同时，如果企业有未支付的采购款项，采购发票也将作为应付账款等负债科目的核算依据。
利润表影响
发票对利润表的影响主要通过收入和费用项目来体现。如前所述，销售发票确认收入，采购和费用发票确认成本和费用，这些都会直接影响利润表中的营业收入、营业成本、期间费用等项目，从而最终影响企业的利润。例如，企业的销售收入增加会使利润表中的营业收入增加，而成本和费用的增加会减少利润。正确的发票处理对于保证利润表的真实性和准确性至关重要。
七、发票与税务管理
（一）增值税抵扣中的发票作用
一般纳税人抵扣规定
对于增值税一般纳税人，发票是抵扣进项税额的关键凭证。只有取得符合规定的增值税专用发票、海关进口增值税专用缴款书、农产品收购发票、农产品销售发票和完税凭证等合法有效的扣税凭证，并且在规定的时间内进行认证、申报抵扣，才能从销项税额中抵扣进项税额。例如，企业购进货物取得增值税专用发票，在发票开具之日起360天内（不同时期可能有不同规定）通过增值税发票综合服务平台进行认证，认证通过后可以在申报增值税时将发票上注明的进项税额从当期销项税额中抵扣，从而减少应纳税额。
抵扣的计算与审核
在进行增值税抵扣计算时，要根据发票上的金额和税率准确计算进项税额。同时，税务机关在税务检查中也会对企业的抵扣凭证进行严格审核。审核内容包括发票的真实性、合法性、与业务的相关性等。如果发现企业存在不符合抵扣规定的情况，如取得虚开发票、发票信息与实际业务不符等，将不允许企业抵扣进项税额，并可能要求企业补缴已抵扣的税款，同时还会面临罚款等处罚。
（二）企业所得税税前扣除与发票
扣除原则与发票要求
企业所得税法规定，企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出，包括成本、费用、税金、损失和其他支出，准予在计算应纳税所得额时扣除。而发票是证明这些支出真实性和合理性的重要依据之一。除了一些特殊规定的情况，如工资薪金支出可以以工资表等作为扣除依据外，大部分的支出都需要取得合法有效的发票才能在税前扣除。例如，企业的销售费用、管理费用中的各项支出，如广告费、业务招待费等，必须有相应的发票才能在企业所得税汇算清缴时进行税前扣除。
特殊情况下的扣除处理
在一些特殊情况下，即使没有发票，企业的部分支出也可能在一定条件下准予税前扣除。比如，企业在境内发生的支出项目属于增值税应税项目，对方为依法无需办理税务登记的单位或者从事小额零星经营业务的个人，其支出以税务机关。
